Il Triangolo delle Relazioni - P.M. Consulting

Il Project Manager non lavora da solo, chiuso in una bolla. Anzi, la parte più significativa del suo lavoro è determinata proprio dalle relazioni che egli ha con tutte le persone coinvolte nel progetto. Il Project Manager intrattiene quotidianamente relazioni con tre soggetti: il Cliente, lo Staff di Progetto, il Management.

Ciascuno di questi soggetti nutre delle aspettative sul progetto; dalla soddisfazione di queste aspettative dipende in larga misura il successo del progetto stesso e, quindi, il Project Manager deve cercare di soddisfarle al meglio.

Allo stesso modo, anche il Project Manager ha delle aspettative nei confronti di questi tre soggetti, ed è per lui importante capire il prima possibile cosa effettivamente si può attendere da loro, così da determinare una relazione di lavoro che sia il più possibile bilanciata e di sostegno al progetto.

Considerate tutte insieme, queste aspettative possono apparire soverchianti. I Project Managers, soprattutto i più giovani, possono trovare particolarmente difficile riuscire a soddisfarle contemporaneamente: a volte appaiono addirittura in conflitto tra loro.

Nonostante ciò, soddisfare queste aspettative è assolutamente necessario: il progetto dipende dalle relazioni lavorative che si instaurano tra i partecipanti, che a loro volta dipendono da quanto concretamente sia percepita la raggiungibilità delle aspettative che ciascuno ripone nel progetto.
Per raggiungere le aspettative, il Project Manager deve anzitutto comprenderle. Sapere quello che ciascun gruppo si attende dal progetto aiuta il Project Manager a mantenere aperto il dialogo e definire le soluzioni che le indirizzino o, nel peggiore dei casi, non le vìolino.
Un fattore critico di successo consiste nell'individuare e riconciliare le aspettative che sono in conflitto tra loro. L'obiettivo finale è il corretto bilanciamento delle aspettative dei vari gruppi senza sacrificare gli interessi di un gruppo per raggiungere le richieste di un altro. Ad esempio, un Project Manager non dovrebbe stressare oltremisura il proprio staff per raggiungere una deadline non strettamente necessaria.

Di seguito alcune sintetiche linee guida per orientarsi in questo "mare procelloso".

P.M. & Cliente

Il Cliente si aspetta che il progetto raggiunga il risultato che corrisponde alle sue aspettative, che soddisfi le esigenze del suo business,Il Cliente si aspetta che il progetto raggiunga il risultato che corrisponde alle sue aspettative, che soddisfi le esigenze del suo business, che produca un risultato misurabile e possa essere ascritto nel novero dei suoi successi.

Il Project Manager si aspetta che il Cliente mantenga gli impegni che ha preso, comunichi in modo aperto e onesto, mantenga relazioni positive con tutte le persone coinvolte nel progetto e accetti la realtà del cambiamento. che produca un risultato misurabile e possa essere ascritto nel novero dei suoi successi.

Il Project Manager si aspetta che il Cliente mantenga gli impegni che ha preso, comunichi in modo aperto e onesto, mantenga relazioni positive con tutte le persone coinvolte nel progetto e accetti la realtà del cambiamento.

P.M. & Management

Il Management si attende che il Project Manager soddisfi il cliente e realizzi un buon risultato del progetto ottenendo il ritorno finanziario previsto.

Il Project Manager deve (con il supporto del suo Management) gestire gli aspetti finanziari del progetto per raggiunger gli obiettivi finanziari pianificati durante la fase di sviluppo della proposta e del contratto. Il Management deve assicurarsi che il Project Manager comprenda e accetti i rischi del progetto e assuma la responsabilità della loro mitigazione.

P.M. & Project Team

I membri del Team di progetto, compresi i sub-contractors, si aspettano condizioni lavorative soddisfacenti, adeguata retribuzione, crescita professionale e riconoscimento dei risultati conseguiti. Si aspettano una direzione chiara, una comunicazione onesta ed un corretto utilizzo delle loro competenze durante il progetto.

Il Project Manager si aspetta che il suo team fornisca la prestazione attesa in linea con la competenza e la professionalità di ciascuno e di essere supportato nel raggiungere gli obiettivi del progetto.