P.M.O. - P.M. Consulting

DEFINIZIONI

L'ultimo decennio ha visto l'affermazione del P.M.O. come struttura sempre più necessaria in un'azienda orientata alla realizzazione di progetti. Vediamo anzitutto cosa si intende per P.M.O. citando alcune definizioni:

• "Un  P.M.O. è un'unità organizzativa, temporanea o permanente, che consente di centralizzare e coordinare la gestione delle iniziative progettuali che ricadono sotto il suo raggio d'azione Per iniziative progettuali si intende un singolo progetto, un programma di progetti correlati oppure un portafoglio di progetti e programmi" (PMI)
  

• "Il  P.M.O. è un'entità organizzativa stabilita per assistere i project managers nell'implementazione dei principi, delle metodologie, degli strumenti e delle tecniche per la gestione di progetti. Nella maggior parte dei casi, il PMO è una funzione di supporto e non è responsabile della realizzazione dei progetti. Il suo obiettivo principale è l'implementazione di efficaci pratiche di project management all'interno dell'organizzazione." (Le Roy Ward)
  

• "Il  P.M.O. è una struttura utilizzata per indirizzare le comuni problematiche connesse con la gestione di progetti, allo scopo di supportare e facilitare realizzazioni di successo." (Mark E. Mullaly)
  

• "Il  P.M.O. è l'entità organizzativa dotata di personale dedicato  a fornire un punto di riferimento per la disciplina di gestione dei progetti." (Dr. Ginger Levin)
  

Anche se la sostanza non cambia, le differenze che si notano nelle varie definizioni evidenziano il fatto che non esiste una configurazione del P.M.O. buona per tutte le situazioni: ogni organizzazione ha caratteristiche sue proprie, cultura aziendale, esigenze operative, strategie da implementare, etc… per cui anche struttura, composizione, compiti e responsabilità del P.M.O. saranno modellati su di esse.

Fig. 2: Elementi chiave di un P.M.O.

IMPLEMENTAZIONE

In fase di implementazione di un P.M.O., questi compiti possono essere attribuiti a diversi livelli organizzativi:

• un singolo progetto
  

• un programma integrato composto da diversi progetti
  

• il portafoglio progetti di un singolo settore aziendale
  

• il portafoglio progetti di tutta l'azienda;
  

In ciascun caso, al P.M.O. possono essere attribuiti alcuni compiti e altri no. Tra i compiti che tipicamente rientrano nelle competenze di un P.M.O. vi sono:

• l'integrazione delle attività e delle risorse di Project Management all'interno dell'azienda
  

• la gestione degli skills di Project Management
  

• la formazione del personale addetto alla gestione dei progetti (con eventuale gestione delle certificazioni)
  

• la supervisione dell'intero ciclo di progetto, dall'avvio alla chiusura;
  

In quanto struttura organizzativa di dimensioni variabili in funzione degli obiettivi che gli vengono assegnati, anche la denominazione di un P.M.O. varia in funzione dell'ambito di responsabilità che gli viene assegnato. Abbiamo così

• Project Office: la versione di base, piccola a piacere, di solito formata da una sola persona dedicata al supporto amministrativo e logistico di un singolo progetto.
  

• Project Support Office: una versione più strutturata della precedente, rivolta a un progetto complesso e di grandi dimensioni. Le funzioni del Project Office sono svolte da un team di persone coordinate dal Project Manager o da un suo collaboratore.
  

• Programme Management Office: una versione ancora più elaborata, destinata al supporto di un Programma, ovverossia di un insieme di progetti tra loro integrati e coordinati al raggiungimento di un obiettivo comune.
  

• Portfolio Management Office: come il precedente, con la differenza che i progetti gestiti hanno in comune solo l'appartenenza allo stesso settore / dipartimento / direzione, etc… La versione più estesa di questa tipologia prevede la supervisione di tutti i progetti dell'azienda.
  

• Project Management Centre of Excellence: questa versione evidenzia un focus sugli aspetti di supporto metodologico e di competenza nella gestione dei progetti. Quindi, non solamente una struttura di supporto operativo, bensì un vero e proprio Centro di Competenza a cui affidare la gestione ed il mantenimento della normativa, degli standard di riferimento, degli strumenti, della formazione e dello sviluppo delle competenze specialistiche.
  

Fig. 3: I processi del P.M.O.