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Budget di Progetto
Ogni Progetto deve possedere una sostenibilità economica che permette la realizzazione delle attività e il raggiungimento degli obiettivi. Questa sostenibilità economica è data dal Budget. Innanzitutto, il Budget è uno strumento con il quale si definiscono le entrate e le uscite relative al Progetto, ovvero, è l’espressione, in termini monetari, delle sue attività.
Le prassi migliori riguardanti la formazione del Budget di Progetto si focalizzano sull’individuazione della Struttura dei Costi caratteristici di un progetto, sul loro andamento temporale durante il ciclo di vita del progetto e sulle azioni di ottimizzazione della curva di budget in modo da renderla compatibile con la disponibilità dei fondi per finanziare il Progetto.
E’ importante che i risultati di questa analisi vengano condivisi con il Cliente, o Committente, in fase di definizione del Progetto, in modo da evitare disallineamenti e mancanza di impegni che possono causare sovraesposizioni finanziarie.
Una volta definito, il Budget entra a far parte del Project Management Plan e dovrà essere gestito per tutta la durata del Progetto.
Costo del Lavoro
In molti progetti (es. ICT ed aziende di servizi) il costo del lavoro rappresenta la porzione maggiore dei costi complessivi di un progetto. Per questo la definizione del Piano di Progetto deve necessariamente precedere la definizione del Budget. Soprattutto il Piano del Personale, che da un lato definisce il fabbisogno di personale del progetto, mentre dall’altro serve come input per il calcolo dei costi.
Infatti, una volta definite le attività (Work Breakdown Structure), le ore/uomo necessarie al loro completamento (Effort), le competenze, le risorse necessarie al loro svolgimento e, infine, la durata prevista per ogni attività (Schedulazione di Progetto), è possibile ottenere il costo del lavoro di ogni attività (costo orario delle risorse moltiplicato per le ore di impegno sull’attività).
Gli elementi chiave di questo processo di determinazione dei costi sono:
Una chiara definizione dei costi orari di ciascuna risorsa. Solitamente questi sono definiti aziendalmente ed integrano sia la componente salariale, fiscale e previdenziale, sia la componente relativa ai costi di struttura (costi aziendalmente sostenuti per consentire lo svolgimento dell’attività di ciascuna risorsa).
Una chiara comprensione dei margini attesi dal progetto (ricavi depurati dei costi di produzione e degli oneri finanziari eventualmente sostenuti).
L’andamento nel tempo dei costi e dei ricavi previsti (cash flow) in modo da verificarne in corso d’opera l’allinenamento con i costi e ricavi effettivi e l’eventuale erosione dei margini a causa di costi ed oneri finanziari superiori alle attese.
Altre tipologie di costo
Nel seguito vengono descritte le altre tipologie di costo da considerare nel processo di determinazione del budget:
Costi per l’approvvigionamento di mezzi, materiali e servizi che verranno utilizzati dal progetto e relative quote di ammortamento;
Costi per l’acquisizione di capitali;
Costi operativi. Anche se non entrano nel budget di progetto, può essere importante considerare qual è l’impatto eventuale del progetto sui costi delle Operation, della manutenzione, della logistica per un’azienda;
Costi per dismissioni, qualora il progetto preveda ad esempio la sostituzione di impianti e tecnologie obsoleti;
Riserve di contingency aziendalmente allocate per gestire rischi noti;
Modalità di finanziamento
Il Project Manager solitamente ha responsabilità limitata per quanto riguarda le decisioni sulle modalità di finanziamento di un progetto. Deve comunque essere informato dal management in modo da poterne verificare la compatibilità con il budget di progetto.
E’ importante comprendere che quando il budget viene approvato non è comunque auspicabile che il progetto venga fatto partire senza averne prima verificato le modalità di finanziamento. Ad esempio queste possono essere ricondotte a:
Processo di fatturazione;
Investimenti decisi dal vertice aziendale;
Prestiti governativi;
Prestiti bancari;
Riserve di gestione aziendalmente allocate per gestire variabili di processo e rischi non noti.
In particolare, quello che interessa è l’andamento temporale dei finanziamenti e la sua compatibilità con l’andamento temporale del budget in modo da poter intervenire preventivamente a fronte di sbilanciamenti.
Infine è importante che tutti i flussi finanziari relativi al progetto siano concordati preventivamente con il cliente e sia verificata la loro compatibilità anche con quelli del cliente prima di trovarsi in situazioni di potenziale insolvenza.
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