Work Breakdown Structure - P.M. Consulting

Work Breakdown Structure

Quando si pensa alla pianificazione ed al monitoraggio di un Progetto viene naturale pensare al "diagramma di Gantt": si associa cioè la gestione del Progetto al suo sviluppo temporale, certamente importante, ma assolutamente insufficiente. Questo approccio infatti equivale, ad esempio, a cucinare pensando solo ai tempi di cottura e dimenticando o improvvisando ingredienti e lavorazioni! Quale sarà il risultato finale? Ci saremo ricordati del sale?
In fondo cucinare una pietanza è un piccolo progetto. Qualsiasi ricetta, prima di indicare i tempi di cottura, elenca gli ingredienti, spiega come ciascuno di essi va lavorato e le lavorazioni che serviranno per metterli assieme. Un approccio questo che considera il Progetto dal punto di vista dei contenuti, degli elementi che lo compongono e, solo dopo, della tempificazione delle attività.

Queste considerazioni sono alla base della metodologia della Work Breakdown Structure.

La Work Breakdown Structure (d’ora in avanti WBS) è lo strumento che consente al Project Manager di organizzare il lavoro del Team di Progetto in componenti più facilmente gestibili. La struttura della WBS visualizza l’ambito del progetto in porzioni sempre più dettagliate e definite, in maniera tale che un gruppo di progetto le possa comprendere.
La WBS si costruisce anzitutto individuando i principali deliverables del progetto e suddividendoli in sistemi più piccoli e in sub-deliverables. Questi sub-deliverables sono a loro volta decomposti fino a quando le dimensioni dell’attività non sono tali da poter essere assegnate ad una singola persona. Questo è il livello dei cosiddetti Work-Packages, le unità elementari di un piano, il lavoro che ogni componente del team dovrà completare entro uno specifico tempo e con un determinato impegno (effort).

Le stime di costo vengono realizzate a livello di ogni singolo Work Package, utilizzando i metodi di cui alla sezione Stime di Progetto.

Dal punto di vista dei costi di progetto, i Work Packages sono solitamente raggruppati in insiemi omogenei e assegnati ad un reparto che ha la responsabilità di portare a termine la porzione di lavoro. A questi gruppi, denominati anche Cost Account e individuati nella struttura di una WBS ad un livello intermedio, viene allocato il budget necessario a produrre i deliverables previsti. Controllando l’andamento di ciascun Cost Account, il Project Manager può monitorare le performances ed i progressi finanziari dell’intero progetto.
Allo stesso modo, assegnando a ciascun "Cost Account" il tempo necessario all’esecuzione del lavoro ed i relativi costi, sarà molto più agevole sviluppare la schedulazione del progetto.

La WBS può anche essere di aiuto per identificare più facilmente i potenziali rischi di un progetto, come ad esempio l’imprecisa definizione dell’ambito in un determinato settore risulta immediatamente visibile mentre si costruisce una WBS; questo è un rischio che va monitorato durante lo svolgimento del progetto.
Integrando la WBS con la Chart Organizzativa, facilita lo sviluppo del Piano di Comunicazioni del Progetto e, quando un progetto denuncia ritardi, fare riferimento alla WBS facilita l’individuazione dei deliverables impattati e la definizione di un piano correttivo.
Infine, rappresentando con un colore ciascun Deliverable e Sub-Deliverable individuati dalla WBS (verde = OK, giallo = a rischio, rosso = in ritardo), si realizza una mappa molto efficace di come il progetto sta procedendo, consentendo di focalizzare l’attenzione sui punti che più la richiedono.

Linee Guida per la Costruzione di una WBS

Per realizzare una Work Breakdown Structure occorre:

• individuare le figure interessate (stake-holder) e coinvolgerle nella determinazione della struttura;
  

• identificare i "Work Package" (livello di dettaglio che permette di organizzare le attività, programmarle e controllarle singolarmente) e i rispettivi responsabili;
  

• stimare i tempi e i costi da sostenere e le risorse da impiegare;
  

• definire input e output per ogni "work package";
  

• elencare i documenti relativi ad ogni pacchetto di attività;
  

In particolare, una WBS dovrà:

• essere compatibile con il lavoro che verrà fatto e con la gestione dei costi e della pianificazione delle attività
  

• dare la giusta visibilità alle attività importanti o rischiose (comprese quelle affidate all'esterno)
  

• permettere la mappatura dei requisiti, dei piani, dei test e degli output attesi
  

• individuare tutti gli elementi collegati direttamente al prodotto o servizio che si vuole realizzare con il progetto
  

• individuare tutte le componenti che contribuiscono in maniera indiretta alla realizzazione del progetto (es. attività relative alla gestione del progetto, alla gestione della Qualità, ecc.)
  

• eliminare eventuali sovrapposizioni nella definizione dei limiti tra due attività della WBS
  

• fornire una classificazione degli obiettivi del progetto
  

• permettere di pianificare, monitorare e comunicare l'evoluzione del progetto
  

• essere un importante strumento di comunicazione con i diversi stakeholder: dalla direzione al committente, dai fornitori al team di progetto
  

• avere la visione complessiva del progetto
  

• comparare differenti proposte di progetto
  

• monitorare il progetto ed i suoi stati di avanzamento
  

• permettere di ricavare dati storici utili per mettere a punto progetti futuri
  

• consentire di identificare i modelli di riferimento di progetti da utilizzare nella progettazione e pianificazione di progetti futuri
  

• permettere una più precisa illustrazione dei contenuti e dei risultati del progetto
  

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